Архивное хранение кадровых документов — сроки, порядок, бумажный и электронный вид

Обязанности организации по надлежащему хранению документации кадрового отдела регламентированы в положениях трудового законодательства.

Сотрудникам кадрового отдела требуется соблюдать установленный порядок оформления хранимых документов и вести корректный учет данных, чтобы облегчить процедуру поиска нужной информации.

Законодатель конкретизирует нормы о содержании архивных сведений в Правилах работы архивов организаций от 06.02.2002, Методических рекомендациях Научно-методического Совета Главархива Москвы от 13.04.2006 № 2, Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов от 31.03.2015 № 526. В приложениях к правовым документам имеются номенклатуры дел, формы описи, актов об уничтожении документов. Законодатель фиксирует сроки хранения разных типов документации, правила систематизации, формирования и утилизации архивных кадровых данных.

Зачем хранить документы в архиве

Сбор, классификация и хранение документов требуется, чтобы иметь доказательственную базу в случае налоговых проверок, досудебных и судебных споров с контрагентами, работниками и представителями государственных органов власти. Наличие систематизированного архива позволяет оперативно находить и использовать корпоративную информацию для отстаивания интересов фирмы.

Необходимость обратиться к архивным сведениям по кадрам может возникать, когда требуется представить справки и выписки. Запросить хранимые кадровые данные могут бывшие сотрудники компании для восстановления трудовых книжек или подтверждения стажа.

Сроки хранения документации из архива

В соответствии с ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ сотрудники кадрового отдела должны внимательно отбирать документацию для уничтожения. Согласно закону индивидуальные предприниматели и компании должны обеспечить сохранность архивных документов. В них входят сведения о сотрудниках. Данные документы должны сохраняться на протяжении срока, определенного законом.

Законодатель устанавливает следующие периоды хранения архивной информации:

•     Бессрочно. Данное правило действует в отношении информации обо всех руководителях организации. Не подлежат уничтожению данные об участниках исполнительных органов фирмы и персонале, имеющем государственные звания, ученые степени и премии.
•     До востребования. На протяжении неопределенного периода сохраняются подлинные экземпляры личных документов, в том числе свидетельства, дипломы, аттестаты, удостоверения.
•     75 лет. Для документов по личному составу, сформированных до 2003 года.  В отношении трудовых контрактов, приказов о приеме на вакантные должности, о перемещении и увольнении специалистов. Данный срок действуют для личных карточек, дел и счетов работников. В течение 75 лет хранят регистрационные формы.
•     50 лет. Для документов по личному составу, составленных после 2003 года. Данный период действует в отношении невостребованных трудовых книжек. В эту категорию входят книги учета трудовых книжек и прилагаемые к ним вкладыши.
•     5 лет. Этот срок установлен для докладных и объяснительных записок, выписок, справок, копий приказов, не включенных в личные дела персонала.
•     1 год. Документы лиц, которые не были приняты на работу. В эту группу относят заявления, автобиографии и анкеты, рекомендации и резюме сотрудников.

Сроки хранения архива можно подразделить на:

• Постоянные. Используются в государственных учреждениях, передающих бумаги в соответствующие архивы. Постоянные сроки устанавливают для негосударственных предприятий, заключающих специальные соглашения и выступающих источниками формирования архивов.
• Временные. Применяются всеми предприятиями без исключения.

Правила архивирования

На предприятиях в ходе кадрового учета существует негласное разделение документации на текущую и архивную, под текущей подразумеваются документы:

• По которым ведется делопроизводство.
• Делопроизводство по которым завершено, но их срок хранения от 10 лет и более.

Текущие документы хранятся в шкафах или сейфах отдела кадров организации. Среди главных условий их содержания – гарантия конфиденциальности и сохранности.

На архивное хранение передают документы, делопроизводство по которым завершено и их срок хранения не превышает 10 лет.При подготовке к помещению в архив документы проходят такие процедуры как классификация по хронологии, нумеровка и прошивка страниц. Далее документация описывается, ей присваивают порядковые номера, указывают названия и число страниц.

После этого составляется лист-заверитель, где отмечают количество листов в деле и физическое состояние документов. Например, сотрудники кадровой службы могут указать на наличие порванных страниц, неразборчивого текста.

Далее документы передают в хранилище. В комнате для размещения документации должны создаваться необходимые для сохранности бумаг условия. В качестве архива нельзя рассматривать подвальные и чердачные помещения. Архивная комната в обязательном порядке оснащается автоматизированной системой пожаротушения и сигнализацией.

Оптимальный температурный режим в хранилище 17-19°C при влажности воздуха до 55%. Документы должны быть защищены от прямых лучей света. Предпочтительно выбирать для организации архива закрытые стеллажи.

Как хранить документы в электронном виде

Применение системы электронного документооборота в кадровом производстве существенно упрощает процедуру архивирования. Сотрудники отдела кадров фирмы могут формировать, систематизировать и передавать на хранение любой объем данных.

Цифровые корпоративные документы подлежат верификации посредством электронной подписи. При необходимости эти документы можно распечатать и предоставить проверяющим органам.

Комментарий эксперта: Электронный документооборот подразумевает оцифровку имеющихся документов или создание новых. При архивировании корпоративных документов в электронном формате важно сохранять бумажные оригиналы на протяжении всего регламентированного законом срока хранения. После наступления указанной даты бумажные экземпляры могут быть уничтожены. При этом электронные документы продолжают храниться в цифровой системе.

Среди действующих правил сохранения электронного архива:

• Необходимость записи цифровой документации как минимум на 2 разных носителях. Для сохранения корпоративной информации могут использоваться специальные файлы на рабочем компьютере, облачные сервисы, флешки.
• Наличие в компании технических средств и программного обеспечения, необходимого для обработки электронных данных, включая чтение, копирование.
• Гарантия соблюдения конфиденциальности корпоративной информации. У посторонних лиц не должно быть доступа к рабочей документации.
• Контроль состояния цифрового архива. Каждые 5 лет требуется проверять доступность электронных документов. Контроль подразумевается после полного обновления программного обеспечения на предприятии. При необходимости архив требуется перевести в новый доступный формат.

Ошибки при формировании архива

Существует ряд ошибок, которые сотрудники кадровой службы могут допустить при архивировании внутренней документации организации:

• Отсутствие зашифрованного доступа. Документы не должны храниться в открытых папках. Сотрудникам архива важно обеспечить сохранность и конфиденциальность корпоративных сведений. Они могут включать коммерческую тайну и иные закрытые данные, которые не могут быть разглашены посторонним лицам.
• Уничтожение бумажных экземпляров документации раньше регламентированного срока. Необходимо хранить оригиналы до наступления периода, отмеченного действующим законодательством. Если бумаги были утрачены после наводнения, пожара, кражи, необходимо подтвердить это соответствующими актами, справками.

Комментарий эксперта: Если сотрудники отдела кадров слишком рано уничтожают или теряют бумажные экземпляры документов, их могут обязать подтвердить эти сведения. Налоговые и иные контролирующие органы вправе привлечь виновных специалистов к юридической ответственности, назначая штраф за каждый отсутствующий документ.

Ответственность за нарушение правил хранения и подачи документов

Несоблюдение норм об архивировании корпоративной документации может повлечь за собой привлечение к налоговой и административной ответственности. Среди распространенных нарушений следует отметить несоблюдение требований о хранении кадровых документов. Влечет назначение штрафа до 5 000 рублей в отношении должностных лиц по ст. 13.20 КоАП РФ.

Истечение срока хранения архива

После окончания установленного законом срока хранения бумажные экземпляры кадровой документации из архива могут быть уничтожены. Документы нельзя просто выбросить в мусорную корзину. В них содержатся конфиденциальные сведения и персональные данные сотрудников компании. Если подобная информация попадет в руки посторонних людей, она может быть разглашена. В этом случае организация будет привлечена к ответственности и заплатит серьезный штраф.

Комментарий эксперта: При надлежащем уничтожении корпоративной документации необходимо оформить акт. Если налоговые и иные контролирующие органы запрашивают у фирмы ранее уничтоженные кадровые документы, уполномоченные сотрудники кадрового отдела передают должностным лицам акт об уничтожении. В этом случае органы власти не могут привлечь компанию к ответственности, поскольку утилизация произошла после истечения срока хранения бумаг.

В числе этапов уничтожения корпоративной документации:

• Издание руководителем организации приказа о формировании экспертной комиссии для отбора документации, подходящей для утилизации. В состав комиссии входят работники предприятия, включая бухгалтеров и юристов.
• Составление протокола отбора архивных документов с истекшим сроком хранения. В нем указывают решение, принятое комиссией по итогам сортировки документации. Эксперты составляют перечень документов, выделенных для уничтожения.
• Формирование акта уничтожения. В нем фиксируют реквизиты документов, переданных на уничтожение. Необходимо прописать способ утилизации (сожжение, шредер).

Сравнение электронного и бумажного архива

Если деятельность предприятия связана с повышенной секретностью и государственной тайной, ей запрещается полностью переходить на электронный документооборот. В данную группу входят организации оборонно-промышленного комплекса. Бумажный формат архива сохраняется в фирмах, которые сотрудничают с иностранными контрагентами, имеют трансграничную значимость. Они пользуются специальными электронными решениями, сохраняя значительную часть документации в бумажном формате.

Комментарий эксперта: Отмечается тенденция к переходу на электронный документооборот. Компании стремятся перевести внутреннюю документацию в цифровой формат. Контролирующие органы стимулируют развитие электронного обмена документами, разрабатывают специальные формы для удаленного заполнения и оперативной передачи информации.

При этом существуют случаи, когда компаниям нужно вести документацию в бумажном или электронном виде. Например, законодатель указывает на необходимость формирования цифровых бухгалтерских отчетов, документов для Социального фонда РФ.

Преимущества бумажных документов

Среди положительных моментов использования традиционного бумажного вида кадровых документов:

• Легкость восприятия информации. По мнению психологов, человеку удобнее и проще воспринимать сведения, напечатанные на бумаге. При работе с такими документами сотрудники могут делать пометки.
• Простота уничтожения данных.
• Длительный срок хранения. Документация доступна для прочтения спустя много лет после составления. Нет риска потери данных после форматирования диска, переустановки программного обеспечения.
• Не требуется использование спецсредств. Для ведения бумажного документооборота не нужно пользоваться инструментами криптографической защиты, дополнительными программами.

Среди минусов ведения документов в бумажном формате:

• Длительный период обработки, согласования, отправления в государственные органы.
• Риск потери, порчи, кражи документов.
• Необходимость полного переделывания документов при наличии ошибок.
• Денежные затраты на приобретение бумаги, печатей, принтеров, оборудование хранилищ.

Преимущества электронного документооборота

В числе преимуществ перехода на электронное ведение корпоративной документации:

• Оптимизация, повышение прозрачности бизнес-процессов, упрощение рутинных операций.
• Снижение расходов на покупку бумаги, картриджей, папок.
• Гарантия безопасности и конфиденциальности сведений.
• Упрощенная передача документов в государственные органы, контрагентам, сотрудникам.
• Освобождение места в архиве. Цифровые документы хранят на зашифрованных источниках.
• Снижение числа ошибок.
• Интеграция с современными программами (1С, CRM-системы).
• Постоянный быстрый доступ к архиву для уполномоченных лиц, легкий поиск нужных файлов.
• Защита цифровых документов от случайного удаления или редактирования.
• Непрерывный контроль действий пользователей при работе в электронном архиве.

Среди сложностей взаимодействия с электронными документами:

• Необходимость установки специальных программ.
• Требуется обучать сотрудников работе с софтом.
• Риск распространения данных после взлома цифрового архива.
• Потеря доступа к документам при смене программного обеспечения.

Заключение

• В качестве вывода отметим, что для корректного архивного хранения специалистам кадровой службы требуется знание действующих законов относительно сроков хранения и порядка подготовки документации. Важно понимать, какие документы нужно сохранить в бумажном виде, а какие удобнее перевести в электронный формат.
• Даже при переходе на электронный документооборот следует хранить бумажные оригиналы документов на протяжении регламентированного срока. Это поможет избежать проблем с контролирующими органами и риска назначения штрафа.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)