Кадровое делопроизводство «с нуля»: организация эффективной работы с документами

Одним из важнейших направлений деятельности кадровой службы организации является работа с кадровыми документами. Специалисты по управлению персоналом (кадровики) должны знать основы делопроизводства, правила обработки и хранения персональных данных, правовые аспекты деятельности с учетом регулярно вносимых в законы и иные нормативные акты поправок. Кроме работы с самими документами необходимо еще и иметь навыки пользования специализированным программным обеспечением — системами кадрового делопроизводства.

Читайте, что входит в основы делопроизводства кадровой службы, в чем заключаются особенности и преимущества электронного кадрового делопроизводства.

Терминология

Кадровое делопроизводство (КДП)– документирование и организация работы с кадровыми документами как в бумажной, так и электронной форме.

Кадровый документооборот (КДО) – процесс обработки кадровых документов (разработка, утверждение, обмен, хранение, архивирование) внутри организации.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – ведение кадрового документооборота в электронном виде. Оформление, утверждение и иные процессы обработки документации без дублирования на бумаге.

Цели и задачи

Кадровое делопроизводство в соответствии с определением состоит из 2-х видов деятельности:

• Разработка документов – создание приказов, актов, правил и иной документации в соответствии с действующими нормами и правилами законодательства. Есть типовые формы бланков, которые нужно только заполнить, но многие документы необходимо разрабатывать самостоятельно, поскольку унифицированных форм по ним не предусмотрено, а их наличие по закону – обязательно.
• Обработка документации – согласование, получение и передача, внесение изменений, регистрация, учет, утверждение, обмен, хранение, сдача в архив или уничтожение кадровых документов.

В отличие от документов других служб, кадровая документация охватывает различные сферы деятельности не только самой компании, но и коллектива в целом – трудовые отношения, охрана труда и техника безопасности, оплата труда, взаимодействие с Социальным фондом России и др. Отметим, что штрафы за нарушения в области кадрового делопроизводства намного выше, чем в других подразделениях компании, поэтому важно с самого начала деятельности правильно организовать работу отдела кадров. Неправильное ведение делопроизводства, оформление документов с ошибками, намеренное нарушение законов приводят к серьезным последствиям: проверки и штрафы со стороны инспекции труда и ИФНС, судебные разбирательства.

В крупных компаниях для ведения КДП создаются специальные подразделения (отдел кадров), в малом и среднем бизнесе за эту деятельность обычно отвечает кадровик, менеджер по персоналу, либо полномочия передают аутсорсинговой компании. В небольших фирмах, у предпринимателей работа с кадровыми документами чаще всего поручается главному бухгалтеру, секретарю. Чтобы упростить работу сотрудников, оптимальным решением станет переход на систему электронного документооборота “Добыто. Документы”.

Независимо от формы управления кадровое делопроизводство должно включать в себя:

• разработку документов для оформления трудовых отношений;
• подготовка обязательных локальных нормативных актов;
• составление, ведение и учет кадровой документации;
• разработка инструкций, правил по охране труда;
• определение ответственных лиц, их ответственности за те или иные вопросы, связанные с кадрами;
• оформление увольнений сотрудников в рамках действующего ТК РФ;
• предоставление консультаций по трудовым вопросам.

Точный перечень направлений работы будет описан в локальных актах, в том числе в инструкции по кадровому делопроизводству.

Классификация кадровой документации

Этапы трудовых отношений между работодателем и работником (от приема на работу до увольнения) обязательно документируются. При этом документирование возможно как в традиционной бумажной форме, так и в электронном виде. В электронной форме можно создавать, хранить, вести учет почти всех документов по кадрам – исключение составляют лишь акты о несчастных случаях на производстве, журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда, приказы об увольнении.

Все кадровые документы подразделяются на 4 группы:

• Распорядительные. Распоряжения (приказы) руководителя по кадрам (личному составу). Это приказы о приеме на работу, переводе или увольнении, о предоставлении отпуска, поощрениях или взысканиях, внесении изменений в трудовые книжки сотрудников.
• Организационные. Документы, определяющие трудовые отношения в организации: трудовые договора, штатное расписание, должностные инструкции и др.
• Учетные. Документация по учету кадров: личные карточки сотрудников, графики отпусков, книга учета движения трудовых книжек и др.
• Информационно-справочные. Всевозможные акты, справки, записки.

Отдельно можно выделить инструкцию по кадровому делопроизводству. Это типовой или индивидуальный нормативный акт, определяющий порядок работы с кадровыми документами и общую организацию делопроизводства в компании. Инструкция важна для крупного бизнеса – компаний, организаций с большим количеством структурных подразделений. В среднем, малом бизнесе этот локальный акт менее значимый.

Мнение эксперта. Инструкция по кадровому делопроизводству не относится к обязательным документам, которые должны быть в компании, но её наличие существенно упростит деятельность кадровой службы, и, в целом, работу с кадрами. Типовой формы инструкции не существует – её составляют в произвольном виде.

Организация кадрового делопроизводства

Организацию КДО рекомендуется начинать с разработки инструкции по кадровому делопроизводству. Этот внутренний документ регламентирует широкий круг вопросов, связанных с непосредственной работой кадровой службы – формы приказов, актов, шаблоны документов, порядок регистрации документации и пр. В инструкции можно описать и регламент работы с системами электронного документооборота. При внедрении КЭДО “Добыто. Документы” помощь с подготовкой инструкции окажет служба поддержки.

В общем случае инструкция по кадровому делопроизводству может содержать следующие разделы:

• Общие положения.
• Документирование.
• Организация кадрового документооборота.
• Подготовка к хранению в архиве, уничтожению.
• Приложения, в которых приводятся сведения, не включенные в основные разделы.

По мере необходимости, инструкцию можно будет впоследствии дополнить новыми нормами.

Реквизиты учредительных документов, регистрационные данные

Нужно внимательно указывать регистрационные данные и сведения организации из устава – это может исключить ошибки при оформлении кадровых документов. Особое внимание нужно обратить на полное наименование, реквизиты компании, место работы (при оформлении трудового договора место работы в головной организации и в филиале – это разные места работы). В учредительных документах также указывается, в чьи полномочия входит заключение, расторжение трудовых договоров, утверждение локальных нормативных актов – сам руководитель или его уполномоченное лицо.

Составление штатного расписания

Штатное расписание – первичный документ, в котором определяется структура, штатный состав и численность, должности и профессии, количество штатных единиц, оклады. Оформлять персонал вне данного документа нельзя – только по договору гражданско-правовых отношений. Разрабатывать собственную форму штатного расписания нет необходимости – обычно используют форму Т-3.

Определение обязательных и необязательных локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты (ЛНА) – внутренние документы организации, регламентирующие деятельность персонала. Это большая группа документов, действующих как в отношении всех сотрудников, так и для отдельных работников, либо ситуаций.

К обязательным актам, которые может запросить инспекция труда, относятся:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
• Положение об оплате труда.
• Положение о персональных данных.
• Инструкции по охране труда.

К необязательным, т.е. таким, которые не требуются при проверках ГИС, можно отнести Положение об организации производственных стажировок, о дисциплинарной и материальной ответственности, о порядке найма и др.

Мнение эксперта. Обратите внимание, что со всеми ЛНА работник должен быть ознакомлен под подпись. Вновь нанимаемые сотрудники должны быть ознакомлены с актами, должностной инструкций до подписания трудового договора в соответствии со ст. 68 ТК РФ. Если в компании ведется кадровый электронный документооборот, то работник должен ознакомиться с ЛНА в электронной форме. Расходы на получение и использование сотрудником электронной печати несет работодатель (ст. 22.2 ТК РФ).

Приказы о назначении ответственных лиц

Если руководитель не определит круг ответственных лиц  за обработку персональных данных, ведение, учет, хранении и выдачу трудовых книжек, воинский учет, охрану труда, сдачу отчетов в СФР и ряд других процессов, то ответственность будет лежать на самом руководителе. Ответственные лица назначаются посредством приказов, должностных инструкций.

Разработка проекта трудового договора

Трудовые отношения между сотрудником и работодателем определяются на основании положений договора и должностной инструкции. Типовой формы договора для коммерческих организаций нет, поэтому каждая компания сама разрабатывает документ. Важно лишь помнить об обязательных сведениях, которые должны обязательно быть в договоре в соответствии со ст. 57 ТК РФ.

Мнение эксперта. В Трудовом кодексе РФ нет прямого указания на обязательное наличие должностной инструкции. Если этот документ разработан и утвержден в компании, то в трудовом договоре можно делать отсылки на инструкцию. При этом работник должен ознакомиться с должностной инструкцией под подпись. Если документ отсутствует, то должностные обязанности перечисляются в трудовом договоре.

Работа с трудовыми книжками

Трудовые книжки могут быть как в бумажном, так и электронном виде. Работодатель обязан заводить трудовые книжки на новых сотрудников, ранее их не имевших, вести учет и надлежащее хранение (в сейфе, металлическом шкафу или отдельном помещении, где исключен доступ третьих лиц), выдачу книжек. Если работник захочет перейти на электронную трудовую книжку, то бумажная книжка выдается ему на руки под подпись. Сдача отчетностей в СФР осуществляется исключительно в электронном виде по форме СЗВ-ТД.

Кадровый электронный документооборот

Обработка документации на бумажных носителях имеет много минусов:

• Длительный процесс согласования и утверждения, ознакомления сотрудников.
• Большой расход бумаги и затраты на печать, обслуживание оргтехники.
• Риски потери, порчи, кражи кадровых документов компании.

При переходе на КЭДО все перечисленные выше недостатки исключаются. Переход на электронный документооборот в организации должен быть оформлен документально посредством локального нормативного акта, все сотрудники должны быть с ними ознакомлены под подпись. Также потребуется согласие или отказ работников от перехода на КЭДО.

Кадровый документооборот в электронном виде регулируется следующими законодательными и нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1, 22.2, 22.3).
• Федеральный закон № 407-ФЗ.
• Федеральный закон № 63-ФЗ.
• Федеральный закон № 377-ФЗ.

Функционал системы “Добыто. Документы” позволяет легко перейти на электронное делопроизводство по кадрам, сократить финансовые и временные издержки, получить иные преимущества.

Системы КЭДО

Кадровый электронный документооборот – это лишь способ работы с кадровыми документами. Для перехода на КЭДО необходимо выбрать платформу, которая позволит обмениваться, хранить, выявлять подлинность электронных документов. Платформа может быть собственной разработки – программное обеспечение, разрабатываемое с учетом особенностей бизнеса, специфических требований, коммерческим облачным сервисом (оптимальный вариант с точки зрения функционала, стоимости услуг, надежности и безопасности) или бесплатным сервисом «Работа в России» (неудобно работать с документацией, есть ограничения).

Преимущества электронного документооборота кадровой службы

Основными плюсами кадрового ЭДО являются:

• Экономия времени персонала. Чтобы поставить подпись или предоставить кадровые документы на согласование, не нужно идти в кабинет уполномоченного лица или руководителя – отправка, электронная подпись занимают менее 1 минуты.
• Снижение нагрузки на отдел кадров или специалистов, ведущих кадровое делопроизводство в компании. При утверждении очередного локального нормативного акта кадровику не нужно обходить все отделы, напоминать каждому сотруднику о необходимости ознакомления и подписи – в системе все уведомления приходят автоматически, и сразу видно, кто поставил свою электронную подпись.
• Автоматизация процесса работы с документами. В системах КЭДО предусматриваются возможность создания шаблона маршрута движения документа, если его согласование и утверждение включает в себя несколько этапов. Достаточно подготовить документ, и использовать (создать) шаблон маршрута – не нужно будет отслеживать каждый этап.
• Простой доступ в архив. Отсутствует необходимость архивного хранения всех кадровых документов – не нужно выделять соответствующее помещение или оплачивать услуги внеофисного хранения. Доступ к любому документу всего в пару кликов компьютерной мыши.

К другим преимуществам можно отнести сокращение расходов на бумагу и печать, массовое подписание документов (руководитель может ознакомиться со всеми электронными документами, поступившими на согласование, и заверить их один раз), безопасность (электронные кадровые документы невозможно потерять, они не повредятся при пожаре, нет доступа третьих лиц).

Вопросы и ответы

Что делать, если сотрудник отказывается перейти на КЭДО?

В соответствии  с письмом Минтруда России от 01.02.2023 № 14-6/ООГ-727 при отказе сотрудника переходить на электронный документооборот работодатель обязан вести на этого сотрудника кадровые документы в бумажном виде.

Нужно ли оформлять руководителя по трудовому договору?

Да, руководитель – такой же работник, осуществляющий трудовую деятельность, и с ним заключается трудовой договор. Исключение – если руководитель является единственным учредителем, хотя и в этом случае законом не запрещено оформить на самого себя трудовой договор.

Можно ли не переходить на КЭДО?

Да. Переход на кадровый электронный документооборот при ведении кадрового делопроизводства не является обязательным для коммерческих организаций. С 01.01.2023 г. он обязателен только для бюджетной сферы, органов исполнительной власти и иных получателей бюджетных средств. Но преимущества от перехода на КЭДО очевидны, и нет смысла продолжать работу с кадровыми документами в бумажном виде.

Заключение

• Организация кадрового делопроизводства в компании – сложная задача, требующая знания трудового законодательства и всех изменений, вносимых в законодательные, нормативные акты.
• Для крупного и среднего бизнеса данным видом деятельности занимаются специалисты отдела кадров, в небольших организациях – главный бухгалтер, секретарь по совместительству.
• Переход на кадровый электронный документооборот позволяет существенно упростить делопроизводство, исключить возможные ошибки в документации, её утерю, сократить сроки подготовки и утверждения документов.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)