Электронный документооборот (ЭДО) — это безбумажное делопроизводство, при котором все документы в организации оформляются в цифровом виде. Документация созданная на компьютерах или иных технических средствах, подписывается электронной цифровой подписью, передается в таком виде другим лицам, хранится на различных носителях. Использовать ЭДО можно, как внутри компании, так и при выстраивании отношений с контрагентами и партнерами.
Читайте, как оформить приказ о переходе на электронный документооборот, что указать в содержании документа, как внедрить систему ЭДО в организации.
Преимущества внедрения ЭДО
Главный плюс электронного документооборота заключается в отказе от “бумажной волокиты”. В числе других преимуществ также отметим:
- ускоренное подписание и согласование внутренней документации за счет их их хранения и передачи по цифровым каналам связи;
- оперативный поиск и доступ к нужной информации, высокая скорость внесения изменений, эффективность управления документопотоками;
- повышение ответственности сотрудников, так как в системах электронного документооборота (СЭДО) отлично видно, кто и когда работал с тем или иным документом;
- значительное уменьшение расходов на организацию делопроизводства и документооборота;
- снижение риска дублирования информации, формирование различных баз данных, архивов в автоматическом режиме;
- возможность разграничения прав доступа к отдельным видам документов.
Как итог, внедрение ЭДО значительно упрощает процесс работы с документами, ускоряет бизнес-процессы, позволяет оптимизировать расходы на делопроизводство.
ЭДО в деталях
Электронный документооборот, пришедший на смену бумажному, позволяет навести порядок, сделать процессы, протекающие в компании, более понятными и прозрачными. Задуматься о переходе на ЭДО в современных реалиях стоит каждой организации, независимо от масштабов ее работы, штатной численности персонала, особенностей организационной структуры. При этом для реализации ЭДО предприятие должно обеспечить:
- Защищенность цифрового пространства, в котором находится сама программа для ведения электронного документооборота и ее сведения, документы. Именно от уровня информационной безопасности зависит успешность применения любой СЭДО;
- Возможности для резервного копирования и хранения электронной документации;
- Разделение всех документов, используемых в компании на две группы — цифровые (электронные), которые существуют исключительно в электронном виде, а их оригиналы не распечатывать на бумаге, и бумажные, которые создают на компьютере, затем распечатывают и подписывают на бумажном носителе, после чего сканируют и размещают скан в системе ЭДО.
- Разработку и издание локального акта (как вариант, приказа) о переходе на ЭДО в организации. Также необходимо зафиксировать в специальном регламенте (положении) порядок, условия и особенности работы с электронными документами.
Основная задача электронного документооборота — максимально полная цифровизация делопроизводства внутри компании, упрощение документооборота с контрагентами, надзорными и контролирующими государственными органами.
Внедрение ЭДО: пошаговый алгоритм
Переход на ЭДО происходит в несколько этапов.
Этап 1. Определение основных видов документооборота.
Для начала нужно составить перечень документов и список должностей, чья рабочая деятельность будет переводиться в “цифру”.
Комментарий эксперта. Сегодня существуют сразу несколько категорий документов, в отношении которых не применяются правила ЭДО. В частности, согласно ст.22.1. ТК РФ электронная форма не может использоваться при составлении и ведении: актов о расследовании несчастного случая на производстве, приказы об увольнении работников, журналы инструктажей по ОТ и ТБ с подписями сотрудников. Все остальные кадровые документы можно оцифровать в соответствии с положениями ст.22.1-22.3 ТК РФ.
Решение о переходе на ЭДО должно приниматься исходя из технических и финансовых возможностей организации. Ведь затраты, связанные с подключением новых рабочих мест к СЭД, несет исключительно компания. На первых порах в “цифровую среду” можно перевести лишь часть делопроизводства. Конкретный перечень электронных документов и категории специалистов, которые будут работать с ними, закрепляются в локальном нормативном акте.
Комментарий эксперта. В электронный формат в первую очередь стоит перевести работу структурных подразделений и филиалов, географически удаленных от основного офиса. В этом случае можно серьезно сэкономить время на подписании и согласовании бумаг. Очевидно, что фирмам, в которых трудится два-три человека, сидящих к тому же в одном помещении за соседними столами тратиться на внедрение сложных СЭД не имеет никакого смысла.
Этап 2. Разработка единых требований к электронным документам.
Вплоть до 1 марта 2023 года российский законодатель никак не регламентировал формат файлов для электронных документов, используемых организациями. Поэтому они создавались в docx, pdf, jpg, xml и других форматах, которые поддерживали выбранная компанией система электронного документооборота. Но с весны 2023 года действует Приказ Минтруда РФ № 578Н, согласно которому цифровые документы (особенно те, которые создаются и используются кадровыми службами) должны соответствовать следующим требованиям:
- Основная часть (обязательный элемент) — представляет собой файл в формате PDF/A-1A, в котором раскрывается содержание документа.
- Приложения (необязательный документ) — оформляются в отдельных файлах в виде текста, таблиц или изображений. Также допускается сохранение приложений вместе с основной частью в виде единого PDF-файла;
- Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — ее подписывают каждый файл (основная часть и приложения). Задача ЭЦП — удостоверение документов, подтверждение их подлинности, защита от несанкционированного доступа и внесения изменений;
- Машиночитаемая доверенность (необязательный элемент) — положения о ней приводятся в приказе Минцифры РФ № 858 ль 18 августа 2021 года. Доверенность необходима, если документ подписывает не руководитель, а уполномоченное на это должностное лицо.
- Описание документа в формате xml (обязательный элемент). Оно формируется после подписания ЭЦП основной части и приложений к ней. Требования к описанию содержатся в приказе № 578 Н.
Комментарии эксперта. При выборе системы электронного документооборота для внедрения ЭДО необходимо убедиться, что выбранное программное решение соответствуют всем требованиям приказа № 578Н. “Цифровой” кадровый документ, составленный с нарушением этого законодательного акта будет считаться неформализованным. Следовательно, он не имеет юридической силы для суда, трудовой инспекции или органов власти. Более того, согласно ст.22.1 ТК РФ работодатели, которые игнорируют единые требования, действующие в отношении ЭДО, могут быть привлечены к административной ответственности. В частности, за ненадлежащее оформление трудового договора в СЭД штраф для виновных должностных лиц достигает 100 000 рублей.
Этап 3. Оформляем ЭЦП.
Оформление ЭЦП является одним из важнейших моментов при внедрении электронного документооборота в организации. В идеале, необходимо взять полный перечень документов, которые переводятся в цифровой формат, после чего по каждому документы определить вид ЭЦП. Это могут быть:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — например, согласно ст.22.3 ТК РФ приказы о дисциплинарном взыскании сотрудникам должны подписываться работодателем только УКЭП.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — может использоваться руководителем организации, начальниками структурных подразделений;
- УНЭП сотрудников;
- Простая электронная подпись физлица.
Этап 4. Выбор и подключение к системе электронного документооборота.
Прежде всего, нужно определиться с типом системы ЭДО. Так небольшим компаниям будет достаточно типового облачного решения от одного из ведущих операторов ЭДО. В свою очередь большие корпорации с разветвленной организационной структурой используют более сложные и современные программные продукты, которые интегрируются с текущей IT-архитектурой организации.
В целом, все СЭДО, представленные на российском рынке, похожи друг на друга. Они упрощают делопроизводство и бизнес-процессы, обеспечивают более эффективные и прозрачные документопотоки в компании. Между собой СЭДО могут различаться:
- удобством интерфейса;
- дополнительными модулями и расширениями, полезными опциями;
- производительностью и возможностями для дальнейшего масштабирования;
- соответствие системы стандартам корпоративной безопасности, действующему законодательству РФ.
Перед подключением к системе ЭДО:
- Изучите условия предоставления доступа к СЭДО — покупка лицензии, тарифы, условия обновления, предоставление услуг технической поддержки, возможность интеграции с другим ПО.
- Уточните, какие программные решения используют основные контрагенты и партнеры фирмы.
- Выбирайте ПО исходя из запросов и стратегических целей бизнеса.
- Если есть возможность, протестируйте функционал выбранной системы в бесплатном демо-режиме.
В заключение оформите заявку на подключение и покупку лицензионного соглашения с конкретным оператором ЭДО.
Этап 5. Подготовка локальных нормативных актов.
На этом этапе проводится подготовка локальных нормативных актов, на основании с которыми в компании будет проходить внедрение ЭДО. Таких документов должно быть как минимум два — приказ о переходе на ЭДО и положение об осуществлении ЭДО в компании.
Приказ о переходе на электронный документооборот
Чтобы компания начала использовать ЭДО официально, необходимо разработать и подписать руководителем приказ о переходе на электронный документооборот. Он в обязательном порядке доводится до сведения персонала.
Унифицированного бланка приказа о переходе на ЭДО в законе нет. Нормативный документ составляют произвольно, при этом в нем должна содержаться следующая информация:
- Даты перехода организации на электронный документооборот;
- Перечень нормативных и организационно-распорядительных документов, с помощью которых сотрудники смогут ориентироваться в новых для них процессах работы: инструкции, регламенты и т.д.;
- Список должностных лиц, которые будут отвечать за ведение электронного документооборота, использовать выбранную СЭДО;
- Сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников работе с системой;
- Иная информация, касающаяся основных моментов внедрения и продвижения ЭДО в организации.
Комментарий эксперта. При подготовке и издании приказа о внедрении ЭДО обязательно должно учитываться мнение выборного органа профсоюза (ст.372 ТК РФ), если он создан в организации. При наличии разногласий с профсоюзом приказ должен дорабатываться и корректироваться.
Положение об электронном документообороте и его отличие от приказа о переходе на ЭДО
Положение об ЭДО устанавливает единые правила работы с электронной документацией в компании. Грамотно составленное положение — это гораздо больше, чем просто формальная бумага, которая будет “пылится” в сейфе или на полке в шкафу. Фактически оно представляет собой список инструкций, алгоритмов действий, определяющих порядок и особенности работы в цифровом формате, помогающих избежать наиболее частых ошибок, минимизировать влияние человеческого фактора.
В положении обычно указывают следующую информацию:
- Название СЭДО (ИС — информационной системы), в которой компания будет вести электронный документооборот;
- Перечень документов, которые будут оформляться, подписываться и храниться в СЭДО;
- Порядок доступа разных должностных лиц к электронным документам;
- Сроки и порядок подписания документов в системы;
- Порядок и сроки организации инструктажей по работе с СЭДО — если в этом есть необходимость;
- Случаи ведения бумажного документооборота;
- Сроки частичного или/и полного перехода на ЭДО.
Комментарий эксперта. Приказ о переходе на ЭДО и положение об электронном документообороте разрабатываются после того, как успешно пройдены все предыдущие этапы внедрения цифрового делопроизводства. Информацию о выбранном ПО необходимо отразить в принимаемых локальных актах.
Работа с первичными учетными документами
Отдельным организационно-распорядительным актом регламентируется работа с цифровыми учетными документами. Для их перевода в “цифру” необходимо внести следующие изменения в учетную политику предприятия:
- указать возможность работы с электронными первичными документами;
- продумать и зафиксировать способы хранения и обмена документацией;
- составить список электронных документов;
- назначить ответственных должностных лиц.
Внедрение кадрового ЭДО также потребует издания целого ряда документов: приказа и положения о внедрении кадрового электронного документа, регламента применения ЭЦП. Они оформляются по аналогии общекорпоративными локальными нормативными актами.
Этап 5. Заключение организационные мероприятия.
Этот этап посвящен реализации пунктов приказа о переходе на ЭДО:
- организуется уведомление сотрудников с приказом — например, путем занесения личной подписи каждого работника в лист ознакомления к приказу.
- проведение внутреннего обучения по использованию СЭД, организация инструктажа по безопасному использованию системы;
- получение персоналом ЭЦП, обеспечение доступа сотрудников к системе электронного документооборота.
Комментарий эксперта. Если речь идет о внедрении ЭДО в кадровое делопроизводство потребуется дополнительно получить от каждого работника компании письменное согласие на то, что работодатель будет использовать во взаимоотношениях с подчиненным цифровые документы. Если человек отказывается давать такое согласие, с ним необходимо продолжать обмениваться бумажными документами (ст.22.2 ТК РФ).
Заключение
- Электронный документооборот — это гораздо больше, чем просто использование специализированного программного обеспечения для обмена документами. Современный ЭДО представляет собой сложную, комплексную систему, в которую могут входить разные программные решения.
- Внедрение и последующее использование системы регламентируется приказом о переходе на ЭДО, положением, различными инструкциями и регламентами.
- После внедрение системы необходимо провести обучение рядовых сотрудников и ответственных лиц, определить их компетенции и уровни доступа.
