В кадровом делопроизводстве документы обычно проходят одинаковый цикл от разработки до вступления в силу: разработка проекта документа, согласование, внесение исправлений при необходимости, утверждение. Вести кадровый документооборот можно как в бумажном, так и электронном виде. Основные полномочия по данному направлению передаются сотрудникам отдела кадров.
Читайте, что включает подготовка кадровых документов, какие их них являются обязательными, в чем заключаются преимущества электронного документооборота.
- Подготовка штатного расписания
- Кто не указывается в штатном расписании?
- Что указывают в штатном расписании?
- Кто составляет и утверждает?
- Обязательные локальные нормативные акты и особенности их разработки
- Как принимают ЛНА?
- Приказы о назначении ответственных лиц
- Разработка проекта трудового договора с учетом нюансов ТК РФ
- Что должно быть в трудовом договоре?
- Работа с трудовыми книжками: ведение, хранение, учет, выдача
- Электронные трудовые книжки
- Ведение ЭТК
- Что можно и нельзя переводить в КЭДО?
- Вопросы и ответы
- Заключение
- Список источников
Подготовка штатного расписания
Штатное расписание – первичная локальная документация, определяющая структуру, состав и численность персонала в соответствии с кадровой политикой организации. По факту, это таблица, в которой содержится перечень всех подразделений, должностей, специальностей и профессий сотрудников с указанием их количества в штате, и должностных окладов и надбавок.
Кто не указывается в штатном расписании?
В штатное расписание не вносят:
- индивидуального предпринимателя – в отличие от директора организации (юридического лица) ИП не является работником;
- подрядчиков, фрилансеров, специалистов на аутсорсинге – с ними заключаются договоры гражданско-правового характера.
Что указывают в штатном расписании?
Штатное расписание составляется по типовой форме № Т-3. В документе перечисляют следующие сведения:
- Наименование компании, код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
- Номер документа, дата составления и начала действия.
- Данные о приказе, в соответствии с которым утверждают штатное расписание (дата, номер).
- Название структурного подразделения (отдела).
- Код подразделения (определяется самостоятельно).
- Должность, специальность или квалификация.
- Число штатных единиц.
- Тарифная ставка (должностной оклад).
- Надбавки к окладу (премии, доплаты и пр.).
- Полная сумма, выплачиваемая в месяц (зарплата с учетом оклада и всех надбавок).
- Примечания.
Кто составляет и утверждает?
Составляет документ кадровик – если в штате его нет, то бухгалтер. Обязанность по составлению штатного расписания отмечается либо в трудовом договоре, либо в должностной инструкции.
Утверждение кадрового документа осуществляют в следующем порядке:
- Подпись главного бухгалтера, руководителя отдела кадров (если в штате не числятся, то расписание подписывает руководитель).
- Выпуск приказа об утверждении документа – подписывает руководитель.
Документ заменяют при появлении новых должностей, изменении численности персонала, оклада и иных изменениях. Если таких кадровых изменений не происходит, то штатное расписание продолжает действовать бессрочно.
Обязательные локальные нормативные акты и особенности их разработки
Локальные нормативные акты (ЛНА) – внутренние кадровые документы, регулирующие и регламентирующие трудовые отношения в компании. В отличие от приказов, распоряжений локальные акты используются многократно. Обычно не разрабатывают указанные акты только микропредприятия, заключающие с сотрудниками типовые трудовые договоры, физ. лица без статуса ИП.
Это достаточно большая группа кадровых документов, из которых далеко не все нужны каждой конкретной организации. Однако есть минимум ЛНА, обязательных для каждой организации:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Определяют всё, что связано с наймом и увольнением работников, временем работы и отдыха, сроках выплаты заработной платы и пр. в соответствии со ст. 189 ТК РФ. Оформляют как отдельный кадровый документ или в качестве приложения к коллективному договору.
- Положение об оплате труда. Компании самостоятельно выбирают систему оплаты труда. Выбранная система фиксируется в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.
- Положение о работе с персональными данными. При заключении трудового договора работодатель получает доступ к персональным данным сотрудников. Поэтому обязательно определяются правила получения, обработки, передачи и хранения такой информации в соответствии с ТК РФ, законом № 152-ФЗ и иными нормативно-правовыми актами, действующими на территории России.
- Инструкция по охране труда. Разрабатывают для каждой должности (профессии) или отдельных видов работ в соответствии с Приказом Минтруда от 29.10.2021 г. № 772н.
Утверждает акты руководитель компании. ЛНА могут быть общими (для всех сотрудников) и специальными (для некоторых сотрудников или ситуаций).
Комментарий эксперта. В соответствии со ст.22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить сотрудников под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. При этом штатное расписание к ЛНА не относится, поэтому данная статья на него не распространяется. Если сотрудника только нанимают на работу, то он знакомится под подпись с локальными нормативными актами до подписания трудового договора.
Ежегодно составляют график отпусков – не позднее, чем за 2 недели до наступления соответствующего календарного года. Некоторые локальные акты изначально при открытии бизнеса необязательны, но становятся обязательными при определенных условиях – например, положение об аттестации сотрудников.
Как принимают ЛНА?
Разработка локального акта, как правило, осуществляется на основе типового акта-образца – вносят необходимые правки, дополняют или удаляют разделы. Разработку проекта документа ведет специалист (группа сотрудников из отдела кадров), назначенный приказом руководителя.
Готовый проект необходимо согласовать с уполномоченными лицами – главным бухгалтером, руководством юридического отдела и др. При наличии замечаний проект дорабатывают и после повторного согласования передают на утверждение.
Локальные акты утверждает руководитель. Есть 2 способа утверждения – подпись на титульном листе или издание отдельного приказа от имени руководителя.
После утверждения ЛНА передают на ознакомление персоналу под подпись. Для подтверждения факта ознакомления можно использовать разные способы – завести для этого в компании отдельный журнал, сделать приложение к акту в виде таблицы с ФИО и подписями сотрудников или добавить отдельную графу в трудовом договоре.
Изменения в действующие нормативные акты вносятся в том же порядке, в котором утверждаются новые – разработка с изменениями, согласование, утверждение и ознакомление.
Приказы о назначении ответственных лиц
Ответственное лицо – сотрудник компании, которому в соответствии с трудовым договором несут ответственность за определенные действия, товарно-материальные ценности. Если посредством приказа не назначить ответственное лицо, то руководитель компании сам будет нести ответственность за действия или ценности. Ответственность на сотрудников возлагаются по различным направлениям:
- Охрана труда.
- Организация обучения и профессиональной подготовки.
- Организация обработки персональных данных.
- Воинский учет и предоставление отчетности в военкомат.
- Ведение, учет, хранение и выдача трудовых книжек.
- Гражданская оборона.
- Материальные ценности компании и др.
Решение о назначении ответственного лица в небольших компаниях принимает руководитель, в крупных организациях – начальник структурного подразделения (если имеет такие полномочия). Типовой формы приказа о назначении ответственного лица нет, но в документе обязательно должны быть следующие разделы:
- Реквизиты компании (структурного подразделения).
- Наименование, дата составления документа.
- Правовые основания для передачи конкретных обязанностей ответственному лицу.
- Дата начала полномочий лица.
- Поручения для остальных работников (к примеру, передача материальных ценностей).
- Определение сотрудников, ответственных за исполнение приказа.
- Подпись руководителя, печать.
В приказе может быть предусмотрен раздел в виде таблицы для простановки подписей сотрудников, на которых распространяется действие документа.
После издания приказ передается на хранение в тот отдел или подразделение, в котором осуществляет трудовую деятельность ответственное лицо. Общий учет и хранение документации может осуществляться делопроизводителем (секретарем), кадровой службой.
Разработка проекта трудового договора с учетом нюансов ТК РФ
Трудовой договор – документ, заключаемый между работником и работодателем, и регулирующий трудовые отношения в рамках ТК РФ. Если заключается гражданско-правовой договор, то на него тоже могут распространяться некоторые нормы трудового законодательства.
Типовая форма трудового договора предусмотрена только для руководителей государственных учреждений и микропредприятий. Во всех остальных случаях форма трудового договора разрабатывается самостоятельно.
Что должно быть в трудовом договоре?
Обязательными являются следующие сведения:
- ФИО работника и ФИО (наименование) работодателя.
- Сведения о документах, удостоверяющих личности сторон.
- ИНН работодателя.
- Сведения о представителе работодателя, подписавшего трудовой договор.
- Место, дата заключения договора.
При составлении трудового договора руководствуются нормами ТК РФ (ст. 57), действующими законами и иными нормативными актами. В договоре прописывают права и обязанности сторон, материальную ответственность, режим труда и отдыха, гарантии и компенсации, прочие условия.
С руководителем (генеральным директором) также заключается трудовой договор при условии, что он не является единственным учредителем, участником, акционером. Если директор – единственный учредитель, то в соответствии с Письмом Минфина России от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790 трудовой договор не оформляется.
Комментарий эксперта. При наличии в тексте договора ссылки на должностные инструкции необходимо ознакомить сотрудника с ними под подпись. При этом служебные и иные обязанности могут быть перечислены непосредственно в трудовом договоре.
Работа с трудовыми книжками: ведение, хранение, учет, выдача
В компании приказом руководителя назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Если такие обязанности не были указаны в трудовом договоре или должностной инструкции, то обязательно нужно или разработать дополнительное соглашение к договору, или дополнить должностные инструкции, и ознакомить сотрудника под подпись.
Комментарий эксперта. В небольших фирмах обязанности по кадровому делопроизводству обычно возлагаются на главного бухгалтера. Рекомендуется предварительно оформить соглашение о совмещении в соответствии со ст. 151 ТК РФ.
Основным документом, регламентирующим работу с трудовыми книжками в компании, является Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
Электронные трудовые книжки
При ведении кадрового электронного документооборота при согласии сотрудника может использоваться электронная трудовая книжка (ЭТК) вместо бумажной. Преимущества для сотрудников очевидны – можно мгновенно получить выписку, не обращаясь при это к кадровику, отсутствует риск внесения недостоверных данных, оформить пенсию можно без предоставления дополнительных бумажных документов.
Для компании плюсы заключаются в сокращении издержек на покупку, организацию надлежащего хранения бумажных бланков, практически мгновенная обработка информации, защищенность персональных данных, исключение штрафов со стороны инспекторов ГИТ за неправильное ведение трудовых книжек.
Переход на электронную трудовую книжку добровольный, и возможен только с согласия работника.
Ведение ЭТК
При получении заявления от сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку работодатель выдает под роспись работнику бумажную трудовую книжку, и снимает с себя ответственность за её хранение. В дальнейшем сведения о трудовой деятельности вносятся в электронную трудовую книжку, но бумажный документ, оставшийся на руках у работника, также остается действительным.
Сведения вносятся в электронную трудовую книжку через отчет по форме СЗВ-ТД. При приеме на работу, увольнении эти сведения необходимо внести на следующий день после выхода соответствующего приказа. При других изменениях (например, смена должности) сведения необходимо внести не позднее 15-го числа календарного месяца.
Получить сведения из электронной трудовой книжки сотрудник может 3-мя способами:
- запросить у последнего работодателя;
- получить в клиентской службе Социального фонда России или МФЦ.
- Удаленно через портал Госуслуги.
Что можно и нельзя переводить в КЭДО?
Практически все кадровые документы можно разрабатывать, согласовывать и отправлять руководителю на утверждение в электронном виде с использованием личной электронной подписи. Но в соответствии с Законом №-63-ФЗ в электронном виде нельзя оформлять:
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ об увольнении;
- документы (журналы) о прохождении инструктажа по охране труда.
Если сотрудник отказывается от перехода на электронную трудовую книжку, тогда работодатель обязан продолжать ведение бумажной трудовой книжки наряду с электронной версией документа, необходимой для передачи сведений в Социальный фонд России.
Вопросы и ответы
Какие законы и нормативные акты регулируют кадровый электронный документооборот?
Основными являются поправки в ТК РФ — Законы № 377-ФЗ, 407-ФЗ, 63-ФЗ. Компания может установить точный правила работы с электронными документами в локальных актах.
Нужно ли распечатывать кадровые документы при проверке ГТИ, если в компании ведется электронный документооборот?
В соответствии со ст. 11 Федерального закона 294-ФЗ работодатель самостоятельно решает, в каком виде предоставлять документы инспектору труда. Если ведется кадровое ЭДО, то распечатанную бумажную копию документа нужно будет заверять.
Где и как хранить трудовые книжки в организации?
Бланки и вкладыши трудовых книжек относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому хранить их необходимо в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность и защиту от кражи. Обычно бумажные трудовые книжки хранятся в бухгалтерии, а книга учета движения трудовых книжек – в отделе кадров.
Заключение
Подготовка кадровых документов в общем случае состоит из разработки проекта документа на основе типовой формы и/или документа-образца, согласования с руководителями соответствующих отделов (например, бухгалтерией), утверждения руководителем компании.
Переход на кадровый электронный документооборот существенно сокращает сроки согласования и утверждения – передать документы можно в считанные секунды без распечатывания на бумажном носителе.
